FlowFact CRM: Daten per Excel auswerten

Ein Leitfaden für die Visualisierung von FlowFact CRM Daten mit Excel. Exportieren Sie Ihre FlowFact-Daten mittels SQL View und erstellen automatisch aktualisierbare Berichte und Charts.

Sie nutzen FlowFact als CRM Sofware und/oder um die Objektdaten Ihrer Immobilien zu verwalten. Sie benötigen regelmäßig interne Reportings zu konsolidierten Unternehmensdaten bzw. ein Controlling wichtiger Kennzahlen. Egal ob es sich dabei um den täglichen Blick auf die Umsätze, Kundenaufträge, Kosten, Termine oder  Balanced Scorecards handelt. Oder ob Sie für die Planung Ihrer nächsten Newsletter-Kampagne eine statistische Auswertung Ihrer Adressdaten benötigen. Eines haben all diese Vorgänge gemein: Sie benötigen konsolidierte Zahlen, Daten und Fakten als Entscheidungsgrundlage für Ihr Handeln. 

Nutzen Sie dazu das ideale Werkzeug Excel, um ihre FlowFact-Daten auszuwerten und als Charts oder Tabellen aufzubereiten.

Unser Lösungsansatz:

Ihnen stehen zwei direkte Wege mit Bordmitteln zur Verfügung.

Die einfach Variante: Arbeiten mit Platzhaltern und Vorlagen

Für die schnelle Auswertung Ihrer FlowFact-Daten empfehlen wir die Arbeit mit Platzhaltern. Legen Sie ein Excel-File an, definieren Sie die Platzhalter für die FlowFact Daten, rufen Sie das Excel-File aus FlowFact heraus auf und die Daten werden in einer einfachen Listenansicht übertragen.

Vorteil dabei: Die Auswahl der übertragenen Daten steuern Sie aus FlowFact heraus, in dem Sie sich entsprechende Listen zusammenstellen. Für das Arbeiten mit Platzhaltern gibt es seitens FlowFact eine entsprechende Dokumentation.

Es gibt allerdings zwei signifikante Nachteile bei der Arbeit mit Platzhaltern:

  • Das Excel-File wird bei Arbeit mit Platzhaltern stets aus einer Vorlage neu erzeugt. Einfaches aktualisieren von Daten ist so nicht möglich, einfache Änderungen am Excel-File oder Kommentare für Ihre Mitarbeiter sind umständlich in die Vorlage einzuarbeiten. 
  • Die Aufbereitung komplexer, konsolidierender Pivottabellen, z.B. eine Summenbildung über eine bestimmte Feldart aller Aktivitäten, die an einem Projekt, Objekt- oder Adressdatensatz hängen, ist auf diese Weise nicht oder nur sehr umständlich möglich. Beispiel hierfür ist das Erstellen einer Top100 Kundenliste nach Umsatz sortiert, wenn der einzelne Rechnungswert in einer eigenen Aktivitätenart ablegt ist.

Die elegante Lösung: FlowFact-Excel-Import via SQL View

Für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben eignet sich daher der Weg über die SQL View. Hierzu wird eine Datensicht per SQL Skript auf die FlowFact-Datenbank gelegt. Anschließend können Sie mit den äußerst mächtigen Bordmitteln von Excel:

  • vollautomatisch auf FlowFact-SQL-Daten zugreifen
  • Daten aus FlowFact in Excel importieren und jederzeit aktualisieren
  • Pivottabellen und Datenschnitte erstellen und jederzeit aktualisieren
  • grafische Auswertungen auf Knopfdruck auf den neuesten Stand bringen
  • Änderungen am Excel-File einfach speichern, ganz ohne Vorlagen-Umweg

Im Gegensatz zur Arbeit mit Platzhalten speichern Sie das Excel-File mit Datenbestand und nicht als Vorlage. Beim nächsten Aufruf in ein paar Tagen oder in einem Viertel Jahr drücken Sie lediglich auf „Aktualisieren“ und die Datenauswertung und Darstellung holt sich automatisch die neuesten Daten vom FlowFact-Server. Diesen Weg empfehlen wir, sobald Excel über das reine Auflisten von FlowFact-Daten hinaus verwendet werden soll. Die Anwendungsbeispiele sind vielfältig:

  • Werten Sie Kundendaten nach Umsatzvolumen oder Aktivität aus
  • Visualisieren Sie Ihr aktuelles Auftragsvolumen
  • Bauen Sie ein Vertriebstool für Ihre Mitarbeiter und führen Sie komplexe Finanzierungsrechnungen mit Ihrem Objekt-Zeichnungsstand in Excel durch
  • Schauen Sie tagesaktuell nach dem Ertrag Ihres neuesten Vorhabens
  • u.v.a.m.

Einen kleinen praktischen Haken hat dieses Vorgehen: Für das Erstellen der SQL-View benötigen Sie etwas Fachwissen zur FlowFact-Datenstruktur und zu SQL Befehlen. Wir können Sie hierbei gern unterstützen und SQL View sowie Excel-File für Sie erstellen. 

Planen Sie Ihr Controlling und vermeiden Sie unnötigen Aufwand

Ein in der täglichen Praxis meist unterschätzter Punkt ist die Konzeption Ihres Controllings, d.h. welche Kenngrößen speziell für Ihr Unternehmen wichtig und sinnvoll sind und wie der regelmäßige SOLL/IST-Vergleich dargestellt und datentechnisch realisiert werden soll. Auch für die Erstellung komplexer Excel-Berichte ist etwas Aufwand einzuplanen. Wir unterstützen Sie dabei gern.

Darüber hinausgehende Lösungen wie das Erstellen von Portalfunktionen oder die Programmierung individueller Zusatzsoftware mit eigener Bedienoberfläche erweitern FlowFact speziell für Ihre Bedürfnisse. Auch hierbei stehen wir Ihnen gern zur Seite.