Vergleichbare Angebote einholen

Mit ein paar einfachen Massnahmen können Se besser vergleichbare Angebote erhalten.

Mit einer einfachen Wunschliste können Sie bereits auf eine Agentur zugehen. Je klarer Sie Ihr Projekt jedoch im Vorfeld definieren, desto günstiger kann die Agentur Ihr Projekt anbieten und umso vergleichbarer werden die Angebote von verschiedenen Agenturen. Mit dem folgenden Anschnitt bieten wir Ihnen ein effektives und einfaches Vorgehen an.

Aus Sicht der Agentur denken

Betrachten Sie das Ganze einmal kurz aus Sicht der Agentur: Im Agenturalltag kommt es oft genug vor, dass potentielle Kunden mit Ihrer Idee ins Erstgespräch gehen, diese Anforderungen aber nirgends nieder geschrieben sind. Im Prinzip ist das auch erstmal kein Problem für ein Erstgespräch, in dem Ihr Ansprechpartner bei der Agentur durch Zuhören, Nachfragen und seine Erfahrung herauskristallisiert, was Sie eigentlich wollen. Gerade bei komplexeren, technisch geprägten Aufgabenstellungen ist diese Transferleistung zwischen Ihrem Nutzen und einer effektiven Umsetzbarkeit ohnehin ein Qualitätsmerkmal, das Agenturen im Wettbewerb differenziert.

Je nachdem wie das Gespräch verläuft, wird die Agentur nun ein mehr oder weniger scharfes Bild vor Augen haben. Ein ähnliches Gespräch führen Sie mit drei unterschiedlichen Agenturen. Diese Agenturen werden ein leicht unterschiedliches Kompetenzprofil haben. Vielleicht führen Sie die Gespräche an drei verschiedenen Tagen, an denen Ihnen unterschiedliche Dinge besonders erwähnenswert erscheinen.

Beim dritten Gespräch haben sie durch die beiden vorausgegangenen Gespräche bereits wahrscheinlich eine konkretere Vorstellung und führen das Gespräch konsequenter auf Ihr Ziel hin. Je nachdem wie das Gespräch mit der Agentur geführt wurde, welche Fragen gestellt wurden und worauf Sie gerade etwas mehr Aufmerksamkeit gelenkt haben, haben die Agenturen nun ein unterschiedliches Bild von Ihren Vorstellungen.

Sie werden nun drei völlig unterschiedliche Angebote erhalten, deren Inhalte nicht vergleichbar sind. Wahrscheinlich haben Sie sogar recht drastische Preisdifferenzen in den Angeboten. Wenn Sie dann noch Angebote erhalten, die im "Detail" lediglich aufschlüsseln "Programmierung – 5 Tage" haben Sie nicht wirklich eine Basis, um diese Angebote vergleichen zu können.

Das Budget bestimmt den Aufwand

Bei kleineren Budgets befinden sich viele KMUs in der oben beschriebenen Situation. Unser Tipp: Verlassen Sie sich auf Ihre Intuition - Bewerten Sie den Ersteindruck Ihres Gesprächspartners, ob die Chemie stimmt und natürlich den angebotenen Preis, sowie einige andere einfache Kriterien. Das kann bei kleineren Projekten mitunter sogar ein sinnvolles Vorgehen sein, das Risiko für Enttäuschungen ist allerdings ebenfalls nicht unerheblich.

Falls Sie größere Vorhaben und entsprechende Budgets ausgeben möchten, werden Sie sicher etwas objektiver an die Bewertung der Angebote herangehen wollen. Dann lohnt es sich auch, im Vorfeld ein paar Dinge zu Papier zu bringen.

Falls Sie einen der folgenden Punkte nicht klar benennen können, sprechen Sie die Agentur darauf an. Je nach Projekt, kann es sinnvoll sein, die Agentur mit der Erstellung eines entsprechenden Konzeptes zu beauftragen.

Beziehen Sie schriftlich Stellung zu folgenden Themen: 

  • Ziel: Was wollen Sie erreichen?
  • Zielgruppe: Wen wollen Sie ansprechen, auf welcher Branche liegt Ihr Fokus?
  • Dienstleistung / Produkte: Was bieten Sie an? 
  • Wettbewerb: Wer sind Ihre Hauptkonkurrenten?
  • Kommunikationskonzept I: Womit grenzen Sie sich vom Wettbewerb ab? 
  • Kommunikationskonzept II: Authentizität in Leitmotiv, Bildsprache und Tonalität – Worauf sprechen sie Ihre Kunden emotional an (Imprint)?
  • CI-Mappe: Logo, Schriftart, Farbdefinition, Slogans
  • Vergleiche: Beispiele anderer Seiten, die Ihnen gefallen oder auch nicht gefallen.

Selbst kreativ werden

Selbstverständlich können Sie auch schon einen Schritt weiter gehen. Am Beispiel der Unternehmenswebseite bieten sich folgende Aspekte an:

  • Struktur der Seite: Navigation, Hierarchieebenen, Seitentitel
  • Kurze Inhaltsangaben oder benötigte Elemente auf Seite
  • Spezielle Funktionen, die auf der Seite benötigt werden (User Stories ausreichend!)
  • Besondere Designwünsche, die Ihnen bei anderen gefallen
  • Sicherheitsrelevante Aspekte, wie sensitive Daten, Login-Bereich, o.ä.

Falls Sie selbst kreativ sein wollen: Es gibt neben den Mind-Mapping Tools wie Freemind auch eine Reihe kostenfreier Mockup Tools wie moqups oder balsamiq. Damit können Sie Ihre Webseite visuell strukturieren und Ihre Vorstellung einbringen.

Je mehr Sie vorab zu Papier bringen, desto klarer ist das Bild Ihrer Vorstellung, das Sie Ihrer Agentur vermitteln. Ihr großer Vorteil: Die Angebote werden vergleichbarer und günstiger, da Risikoaufschläge entfallen. Zudem haben Sie im Gespräch mit der Agentur mehr Zeit, sich darauf zu konzentrieren, ob Sie es mit dem richtigen Partner zu tun haben.

Das Ziel klar vorgeben

Wirklich vergleichbare Angebote erhalten Sie, wenn Sie zwei weitere Basisfaktoren vorgeben: Wo Ihre Budgetgrenze liegt und welche Vertragsart Sie sich für Folgeaufträge oder Support wünschen.

Häufig werden Budgetgrenzen als "Verhandlungsmasse" betrachtet und geheim gehalten. Da Sie jedoch ein Individualprodukt einkaufen, kann Ihre Vorstellung von Kreativleistungen und High End Usability in der Softwareentwicklung stark von dem Bild abweichen, welches die Agentur mit Ihrem Angebot im Kopf hat. Betrachten Sie es einmal anders herum: Wenn Sie drei verschiedenen Agenturen sagen, dass Sie 10.000€ ausgeben wollen, können Ihnen drei Agenturen sagen, was Sie dafür bekommen. Dies ist wesentlich besser vergleichbar!

Unserer Erfahrung nach ist es ebenso bedenklich, mit mehreren Agenturen bei unklar definierten Anforderungen um den Preis zu feilschen. Bei mehreren Wochen oder Monaten Umsetzungszeit entpuppt sich das vermeintliche Schnäppchen schnell als Kostenfalle: Konkretere und geänderte Anforderungen gehen bei Festpreis-Projekten unweigerlich mit hohen Folgekosten einher. Hinzu kommt: Wenn die Agentur bei Festpreis im Projektverlauf ins Minus fährt, wird die Qualität Ihres Projektes erheblich leiden.

Interessen der Agentur

Aus unserer Erfahrung, lenken vor allem folgende Faktoren Agenturen. Prüfen Sie diese doch einfach durch gezielte Fragen:

  • PR-Effekt: Ihr geplantes Projekt ist eine zukünftige Referenz. Vielleicht stehen Sie der Agentur für eine Präsentation bei einem Agenturevent zur Verfügung, oder Sie geben ein Interview, was auf der Agenturwebseite verwendet werden darf? Agenturen arbeiten auch gern mit Fallbeispielen. Vielleicht begleiten Sie die PR-Arbeit Ihrer Agentur auch bereits während des Projektes? 
  • Multiplikator: Das Gewinnen von Neukunden kostet viel Geld und Zeit. Sie haben Netzwerke zu anderen Unternehmern, die möglicherweise auch für Ihre Agentur interessant sind. Sind Sie zufrieden, empfehlen Sie sicher gern weiter. Vielleicht bringen Sie die Parteien auch aktiv in Kontakt, beispielsweise durch eine Einladung zu Ihrem nächsten Firmenevent? Oder Sie sind Mitglied in einem Unternehmerverband? Nehmen Sie die Agentur doch einfach mit und stellen Sie sie anderen vor. Für solche Vertriebsmöglichkeiten werden sich viele Agenturen mit satten Rabatten oder vergünstigtem Support bei Ihnen bedanken.
  • Folgegeschäft: Wie viel Folgegeschäft hängt an Ihnen? Die Betreuung von Bestandskunden ist in aller Regel lohnenswert, da der Vertriebsaufwand entfällt. Stimmen dann noch Qualität und die Chemie, haben Sie sich auf Dauer einen richtig guten Dienstleister gesichert, der Sie in Ihrem unternehmerischen Bestreben weit voran bringen kann. Aber Achtung: Geben Sie nicht nur die bloße Aussicht auf Folgegeschäft, mit leeren Versprechungen haben die meisten Agenturen schlechte Erfahrungen. Machen Sie es konkret!
  • Stabile Einnahmen: Das Projektgeschäft bedeutet für die Agentur fortlaufend neue Projekte mit Neu- und Bestandskunden akquirieren zu müssen. Eine kontinuierliche Auslastung von Mitarbeitern ist daher ein wichtiges Ziel für die Agentur. Wenn Sie ohnehin mehrere Manntage pro Monat einkaufen wollen und die Agentur nun weiß, dass beispielsweise ein Viertel Vollzeitäquivalent für die nächsten sechs Monate sicher ausgelastet ist, können Sie durch Abnahmegarantieren, z.B. über einen Supportvertrag, wahrscheinlich einen guten Rabatt im Stundensatz erwarten.
  • Meilensteine: Projektleiter müssen zumeist Vorgaben erfüllen und Umsatzziele erreichen. Dazu bedarf es einer klaren Planung mit möglichst wenigen Änderungen im Projekt sowie eines effizienten Projektablaufs. Je mehr Arbeit der Projektleiter mit Ihrem Projekt auf dem Tisch hat, umso weniger Zeit bleibt ihm für andere Projekte. Kleine Projekthäppchen, in Meilensteine aufgeteilt, sind für Projektleiter meist sehr einfach zu handhaben. Diese kann man gut überblicken und die Umsetzung effizient an sein Team delegieren. Entsprechend kann der kalkulatorische Aufwand für die Projektleitung reduziert werden.
  • Stress im Job: Meist stehen Projektleiter noch außerhalb der Bürozeiten per E-Mail und Smartphone zur Verfügung. Nahezu jeder Projektleiter wird diese Situation kennen und vermeiden wollen, Feuerwehreinsätze am Wochenende zu schieben. Vereinbaren Sie Einsatzzeiten und Eskalationsregeln, entsprechen wird Ihnen der Projektleiter an anderem Punkten in der Kalkulation entgegen kommen. Halten Sie sich danach auch an diese Spielregeln, stellen Sie so einen richtigen guten Draht zu einem hoch motivierten Projektleiter sicher.
  • Raum für Ideen: In Agenturen sind oft junge Menschen anzutreffen, die gern Neues ausprobieren -sowohl kreative Ideen als auch neue Technologien. Sind sie offen für unkonventionelle Vorschläge, lassen Sie Freiraum auch wenn das Ergebnis nicht 100% vorhersagbar ist? Eventuell können Sie so mit sehr günstigen Zusatzfeatures in Ihrem Projekt rechnen.