Vertragsverhandlungen

So erzielen Sie ein optimales Verhandlungsergebnis für Ihr Projekt

In größeren KMU gibt es Einkäufer, die diese Aufgabe übernehmen und entsprechend ausgebildet und routiniert sind. Wenn Sie als Geschäftsführer oder Marketingleiter diese Aufgabe selbst übernehmen, haben Sie sicher Ihre gewohnte und erfolgreiche Art vorzugehen. 

Dennoch möchten wir Ihnen einige Vorschläge liefern, wie Sie mit dem als „Win-Win“ bekannten Harvard-Konzept mit Agenturen verhandeln. 

In Kürze zusammengefasst: Beim Win-Win Prinzip werden die Interessen beider Parteien berücksichtigt und als Verhandlungsziel ein faires Gesamtpaket zu schnüren, dem ein Interessenausgleich zugrunde liegt. 

Im Verhandlungsgespräch wird Ihre Agentur zu einzelnen Themen eine Position einnehmen, hinter welcher bestimmte Interessen liegen.

Neben Umsatz und Gewinn sollten Sie eine ganze Reihe weiterer Aspekte in die Verhandlung einbeziehen: Der Preis spielt dabei nur eine von vielen Rollen.  

Machen Sie sich bewusst, dass die Menschen in einer Agentur, vom Geschäftsführer über den Projektleiter bis hin zum Praktikanten jeweils individuelle Interesse haben - es gibt Dinge, die Sie vielleicht so gut wie nichts kosten, aber einen großen Wert für die Agentur darstellen.

Liegen im Verhandlungsgespräch alle Interessen auf dem Tisch, dann schnüren Sie Pakete, die einen Interessenausgleich zum Ziel haben. Einige Hypothesen haben wir für Sie im Folgenden zusammengestellt.

Interessen der Agentur

Aus unserer Erfahrung, lenken vor allem folgende Faktoren Agenturen. Prüfen Sie diese doch einfach durch gezielte Fragen:

  • PR-Effekt: Ihr geplantes Projekt ist eine zukünftige Referenz. Vielleicht stehen Sie der Agentur für eine Präsentation bei einem Agenturevent zur Verfügung, oder Sie geben ein Interview, was auf der Agenturwebseite verwendet werden darf? Agenturen arbeiten auch gern mit Fallbeispielen. Vielleicht begleiten Sie die PR-Arbeit Ihrer Agentur auch bereits während des Projektes? 
  • Multiplikator: Das Gewinnen von Neukunden kostet viel Geld und Zeit. Sie haben Netzwerke zu anderen Unternehmern, die möglicherweise auch für Ihre Agentur interessant sind. Sind Sie zufrieden, empfehlen Sie sicher gern weiter. Vielleicht bringen Sie die Parteien auch aktiv in Kontakt, beispielsweise durch eine Einladung zu Ihrem nächsten Firmenevent? Oder Sie sind Mitglied in einem Unternehmerverband? Nehmen Sie die Agentur doch einfach mit und stellen Sie sie anderen vor. Für solche Vertriebsmöglichkeiten werden sich viele Agenturen mit satten Rabatten oder vergünstigtem Support bei Ihnen bedanken.
  • Folgegeschäft: Wie viel Folgegeschäft hängt an Ihnen? Die Betreuung von Bestandskunden ist in aller Regel lohnenswert, da der Vertriebsaufwand entfällt. Stimmen dann noch Qualität und die Chemie, haben Sie sich auf Dauer einen richtig guten Dienstleister gesichert, der Sie in Ihrem unternehmerischen Bestreben weit voran bringen kann. Aber Achtung: Geben Sie nicht nur die bloße Aussicht auf Folgegeschäft, mit leeren Versprechungen haben die meisten Agenturen schlechte Erfahrungen. Machen Sie es konkret!
  • Stabile Einnahmen: Das Projektgeschäft bedeutet für die Agentur fortlaufend neue Projekte mit Neu- und Bestandskunden akquirieren zu müssen. Eine kontinuierliche Auslastung von Mitarbeitern ist daher ein wichtiges Ziel für die Agentur. Wenn Sie ohnehin mehrere Manntage pro Monat einkaufen wollen und die Agentur nun weiß, dass beispielsweise ein Viertel Vollzeitäquivalent für die nächsten sechs Monate sicher ausgelastet ist, können Sie durch Abnahmegarantieren, z.B. über einen Supportvertrag, wahrscheinlich einen guten Rabatt im Stundensatz erwarten.
  • Meilensteine: Projektleiter müssen zumeist Vorgaben erfüllen und Umsatzziele erreichen. Dazu bedarf es einer klaren Planung mit möglichst wenigen Änderungen im Projekt sowie eines effizienten Projektablaufs. Je mehr Arbeit der Projektleiter mit Ihrem Projekt auf dem Tisch hat, umso weniger Zeit bleibt ihm für andere Projekte. Kleine Projekthäppchen, in Meilensteine aufgeteilt, sind für Projektleiter meist sehr einfach zu handhaben. Diese kann man gut überblicken und die Umsetzung effizient an sein Team delegieren. Entsprechend kann der kalkulatorische Aufwand für die Projektleitung reduziert werden.
  • Stress im Job: Meist stehen Projektleiter noch außerhalb der Bürozeiten per E-Mail und Smartphone zur Verfügung. Nahezu jeder Projektleiter wird diese Situation kennen und vermeiden wollen, Feuerwehreinsätze am Wochenende zu schieben. Vereinbaren Sie Einsatzzeiten und Eskalationsregeln, entsprechen wird Ihnen der Projektleiter an anderem Punkten in der Kalkulation entgegen kommen. Halten Sie sich danach auch an diese Spielregeln, stellen Sie so einen richtigen guten Draht zu einem hoch motivierten Projektleiter sicher.
  • Raum für Ideen: In Agenturen sind oft junge Menschen anzutreffen, die gern Neues ausprobieren -sowohl kreative Ideen als auch neue Technologien. Sind sie offen für unkonventionelle Vorschläge, lassen Sie Freiraum auch wenn das Ergebnis nicht 100% vorhersagbar ist? Eventuell können Sie so mit sehr günstigen Zusatzfeatures in Ihrem Projekt rechnen.