Festpreisprojekte

Die wohl üblichste Vertragsform bei Webentwicklung für KMU

Der Festpreis ist die gängigste Form, nach welcher Webprojekte kalkuliert und abgerechnet werden. Als Abgrenzung dazu: im Support-Bereich sind Abrechnungen nach Festpreis eher unüblich, der Festpreis geht in den meisten Fällen mit einer Arbeitsweise nach dem Wasserfallmodell einher.

Vorteile des Festpreis

Auf den ersten Blick ist der Auftrag per Festpreis eine sehr einfache Sache: Die Agentur setzt eine definierte Leistung gegen ein vorab festgelegtes Entgelt um.

Aus Sicht des Kunden ist das sehr üblich, da Sie verständlicherweise zu Beginn eines Projekts wissen wollen, was Sie ihr Vorhaben kosten wird. Die meisten Agenturen sind es zudem gewohnt, so zu arbeiten und diskutieren nicht lang, sondern schicken Ihnen ein Angebot mit Festpreis.

Die Nachteile

In der täglichen Praxis bergen Festpreisverträge einige erhebliche Probleme. Diese können jedoch bei kleinen und mittleren Budgets zwischen 2.000€ und 20.000€ durch gute Kommunikation zwischen Kunde und Agentur im Projektverlauf relativiert werden. Im Folgende eine nicht erschöpfende Auswahl dieser Nachteile, sowie der dazugehörige Tipp, wie Sie diese Nachteile umgehen.

Anforderungskatalog / Lastenheft

Das Angebot mit Festpreis setzt eine klar definierte – schriftliche - Leistungsbeschreibung, beispielsweise in Form eines Lastenhefts, voraus. In der Praxis gehen allerdings nur wenige Auftraggeber mit einem schriftlichen Anforderungskatalog auf eine Agentur zu, um ein Angebot einzuholen.

Bei mehreren Monaten Umsetzungszeit kann sich das beiderseitige Verständnis der vorab mündlich formulierten Anforderungen stark wandeln. Die Folge sind oftmals Unzufriedenheit auf beiden Seiten sowie immens hohe Folgekosten. 

Unser Tipp: Erstellen Sie einen einfachen Anforderungskatalog in Form von Skizzen, User-Stories und ShowCases, wie beispielsweise anderen Seiten, die Ihnen gefallen oder die gewünschte Funktion demonstrieren.

Pflichtenheft

Der Anforderungskatalog stellt die Basis für eine funktionierende Projektkalkulation dar. Um spätere Streitigkeiten um das Verständnis von Anforderungen zu vermeiden, ist ein Pflichtenheft nützlich. Dieses umfasst eine detaillierte Beschreibung aller gewünschten Features sowie aller Leistungen, die die Agentur erbringen soll.

Der Aufwand für die Erstellung eines Pflichtenhefts kann mehrere Tagessätze zzgl. Workshops mit dem Kunden umfassen. Daher kann es sinnvoll sein, vor dem Projekt eine getrennte Beratungsphase durchzuführen, deren Ergebnis das Lastenheft ist. Im zweiten Schritt können Sie dann mit diesem Pflichtenheft ein klar definiertes Projekt gegen Festpreis beauftragen.

Unser Tipp: Diese Beratungsleistungen zur Erstellung des Pflichtenheftes können Sie als KMU in manchen Bundesländern auch fördern lassen

Geänderte Anforderungen

Bei unscharf definierten Projekten ohne Lasten- oder Pflichtenheft tritt im Projektverlauf typischerweise das Phänomen auf, dass Auftraggeber den vereinbarten Festpreis selbst torpedieren.

Am Anfang stehen die Idee des Auftraggebers und meist auch ein knappes Budget. Sie erklären der Agentur Ihre Wünsche und einigen sich auf einen Festpreis. Sobald die ersten Mock-Ups, Screens, Prototypen oder Templates zur Abnahme ausgeliefert werden, entstehen neue Ideen. Erfahrungsgemäß ändern sich bei einem Projekt von 6 Monaten Laufzeit im Schnitt 30-50 % der Anforderungen oder kommen neu hinzu!

Dieses Problem ist den meisten Agenturen bekannt. Einerseits müssten daher entsprechende Puffer in das Angebot einkalkuliert werden. Andererseits wissen die Agenturen auch, dass Sie auch andere Agenturen angefragt haben - und wollen einen möglichst günstigen Preis anbieten. Die Folge sind sogenannte "Change Requests" im Projektverlauf, bei welchen die entstandenen Mehraufwände durch Änderungen bei Projektabschluss in Rechnung gestellt werden.

Wir verfahren so, dass wir a) mit Puffern arbeiten, was Sie an etwas höheren Kosten erkennnen und b) bei größeren Change Requests frühzeitig auf Folgekosten hinweisen, bevor Sie entstehen und gegebenenfalls gemeinsam mit Ihnen günstigere Alternativlösungen suchen. So haben Sie die Wahl, ob Sie bei Ihren ursprünglichen Anforderungen bleiben oder Mehrkosten für Änderungswünsche in Kauf nehmen.

Qualitätsmängel

Ein weiteres typisches Problem: Aufgrund des Preiskampfes wurde der Auftrag sehr günstig angeboten. Durch Änderungen, technische Probleme oder Fehlkalkulation fährt das Projekt ins Minus. Sie als Auftraggeber wollen natürlich dennoch am vereinbarten Festpreis festhalten.

Noch verzwickter wird es, falls Sie an eine Agentur geraten sind, die das Problem durch aussitzen lösen will. In dem Fall werden die geforderten Leistungen zwar "irgendwie" geliefert, allerdings nicht in der erwarteten Qualität. Im Ergebnis sind sowohl Sie, als auch die Agentur frustriert, das finale Produkt schlecht und eine weitere Zusammenarbeit unmöglich ist.

Unser Tipp: Betrachten Sie nicht allein den Preis als Auswahlkriterium. Sie kaufen eine individuelle Dienstleistung, kein Produkt von der Stange. Der Angebotsvergleich sollte daher mehr umfassen, als den angebotenen Festpreis.

Wann ist Festpreis sinnvoll?

Wir empfehlen diese Vertragsform bei sehr übersichtlichen und klar definierten Leistungen. Bei Umsetzungszeiten von mehr als 3 Monaten sind Festpreisregelungen risikoreich - splitten Sie dann in Meilensteine!

Durch die reduzierte Komplexität führt schrittweises Vorgehen zumeist zu besseren Ergebnissen. Zudem reduzieren Sie Konfliktpotenzial, indem Sie zu Beginn einen Anforderungskatalog schreiben und Angebote nicht allein anhand des Preises vergleichen.


Weitere Themen, die Sie ebenfalls interessieren könnten: