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Digitalisierung trifft auf Bürokratie

Digitale Geschäftsmodelle treffen auf deutsche Bürokratie

Das jährliche Zusammenstellen, Sortieren und Auswerten von Quittungen, sowie das Ausfüllen komplexer Formulare im Rahmen der eigenen Einkommensteuererklärung löst nur bei den wenigsten Begeisterungsstürme aus. Dass das aber auch ganz anders laufen kann, beweisen Steuerberater Ludwig Krüger und sein Team von „steuer-soldaten.de“.

Die Hamburger haben ein solides Online Angebot für Steuererklärungen aufgebaut. Im Interview klären wir, welche bürokratische Hürden überwunden werden mussten und welches Potential in dem voll-digitalen Geschäftsmodell steckt.

2014 absolvierte Herr Krüger, der bereits seit 2004 im Steuerrecht tätig ist, erfolgreich das Steuerberaterexamen und gründete Ende 2016 ein Start-Up in der Steuerberatungsbranche. Mit der Web Lösung „steuer-soldaten.de“ ermöglicht er Bundeswehrsoldaten die komfortable, ortsunabhängige und papierlose Steuererklärung.

Die Gründung erforderte allerdings einen bürokratischen Umweg. Im deutschen Steuerrecht sind die Möglichkeiten für die Kooperation mit Steuerberatern nämlich stark reglementiert. So ist es Steuerberatern gestattet, eine Kanzlei zu gründen, eine bestehende zu übernehmen oder als Partner einzusteigen. Dabei ist aber lediglich ein Zusammenschluss mit anderen Steuerberatern oder Anwälten erlaubt. Eine gemeinsame Firmengründung mit beispielsweise Betriebswirten oder IT-Spezialisten, mit dem Ziel, innovative digitale Geschäftsmodelle voranzutreiben, ist qua Gesetz untersagt. Davon ließ sich Ludwig Krüger aber nicht entmutigen. Er ging ins Risiko, finanzierte die Erstellung des Portals sowie die Umsetzung der Marketing Strategie selbst und verzichtete in den Gründungsjahren auf die Gewinne.

„Dies zeichnet ein gutes Bild der Branche, in der die Digitalisierung aufgrund gesetzlicher Rahmenbedingungen gehemmt wird. Es wird deutlich, dass hier, im Gegensatz zu anderen Branchen, ein besonders hoher Nachholbedarf besteht.“ klärt uns Herr Krüger auf. Aufgrund dieser Tatsache arbeiten die meisten Kanzleien mit Standardlösungen, die sich seit Jahren kaum weiterentwickelt haben.

Auf der gegenüberliegenden Seite stehen reine Online Anbieter, die zwar die Kreativität und technische Umsetzungsstärke mitbringen, aufgrund der Tatsache, dass sie keine akkreditierten Steuerberater sind, aber nicht kundenspezifisch beraten dürfen. Genau in diese Kerbe schlagen Herr Krüger und sein Team. Bei steuer-soldaten.de gehen die persönliche und individuelle Beratung jedes einzelnen Soldaten mit der entwickelten Softwarelösung Hand in Hand. Aufgrund der häufigen Ortswechsel der Kunden ist eine Betreuung über das Internet unabdingbar und die Schaffung einer Online Lösung die logische Konsequenz.

 

Über die Webseite www.steuer-soldaten.de können sich Soldaten in ihrem persönlichen Serviceportal einloggen. Ein Online Fragebogen führt die Klienten Schritt für Schritt durch alle steuerrelevanten Themenbereiche und nimmt dabei Rücksicht auf alle zielgruppenspezifischen Besonderheiten und Lebensumstände. Die häufigen berufsbedingten Reisen zu Kasernen oder Auslandseinsätzen, die Reinigungskosten für die Pflege der Dienstkleidung sowie die Berücksichtigung von Spesen oder der freien Heilfürsorge werden so systematisch erfasst. Das System wertet die eingegebenen Daten aus und erstellt eine Checkliste, welche die beizubringenden Dokumente auflistet.

Mithilfe der für Android und iOS verfügbaren „Steuer-ScanApp“ können die Belege komfortabel mit dem Smartphone gescannt und übermittelt werden. Anschließend werden die gesammelten Informationen durch den Steuerberater geprüft und optimiert, um individuell das Bestmögliche für den Klienten herauszuholen.

Die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer läuft ebenfalls über die Plattform und andere digitale Kanäle wie WhatsApp ab. Der Steuerbescheid wird anschließend durch steuer-soldaten geprüft und die Kommunikation mit dem Finanzamt übernommen. Ein Service, den andere Anbieter nicht bieten können oder aufgrund der oben beschriebenen Hürden nicht anbieten dürfen.

Auf die Frage, wie es zu dieser Lösung kam, erzählt uns Herr Krüger: „Als wir 2016 angefangen haben, gab es das Portal selbstverständlich noch nicht. Die Bearbeitung der Steuererklärungen hat damals deutlich länger gedauert und war oft nicht rentabel.“ Die Akquisition von Neukunden gelang, aufgrund der Nähe zur Helmut-Schmidt-Universität (Universität der Bundeswehr Hamburg) und der konsequenten Content- und Social-Media-Arbeit des Teams. Die eigenen Aufwände durch digitale Werkzeuge stark zu reduzieren und die einheitlichen Paketpreise, die steuer-soldaten anbietet, beibehalten zu können, war die große Herausforderung. „Kleinere Start-Ups verfügen selten über genügend Startkapital, um eigene Entwicklungsabteilungen aufzubauen. Also greift man zu Standardlösungen und setzt sich sein eigenes Sammelsurium aus kleineren Insellösungen zusammen. Wir haben uns von Anfang an bewusst dagegen entschieden!“

So stehen sowohl die internen Arbeitsschritte als auch die Kommunikation mit den Kunden/Klienten immer wieder auf dem Prüfstand. Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, um Abläufe schneller und effizienter zu gestalten. Die Software wird im Rahmen eines agilen Softwareentwicklungsvertrages, in kleinen iterativen Schritten weiterentwickelt. Das schont das Budget und sorgt für kontinuierlichen Fortschritt.

Das System hat sich mittlerweile zu einem verlässlichen Werkzeug für Ludwig Krüger und sein Team entwickelt, weshalb es denkbar wäre, das Schema auch auf andere Zielgruppen anzuwenden, erfahren wir im Interview. „Es ist nicht ausgeschlossen, dass wir die Zielgruppe erweitern, beispielsweise um Polizisten, die ähnliche steuerliche Besonderheiten mit sich bringen.“ Die potenzielle Zielgruppe von derzeit ca. 180.000 deutschlandweit aktiven Soldaten würde sich somit um ca. 320.000 Polizisten erweitern.

Neben dem Fokus auf Soldaten erarbeiten die Hamburger gerade Konzepte zu standardisierten Steuerlösungen im B2B-Umfeld„Das jetzige Geschäftsmodell ist stark saisonal. Einkommensteuererklärungen werden in der Regel in der ersten Jahreshälfte fällig, was in dieser Zeit zu einem erhöhten Arbeitsaufkommen führt. Die ruhigere zweite Jahreshälfte mit neuen Aufträgen zu füllen, ist die Idee hinter unserem B2B-Ansatz.“

 

Die Davitec GmbH ist seit Anfang 2019 als Softwaredienstleister für steuer-soldaten.de tätig und für die technische Umsetzung verantwortlich. Wir haben das auf TYPO3 basierende Serviceportal, welches zuvor von einem Freelancer entwickelt wurde, auf den Prüfstand gestellt und in puncto Sicherheit, Performance und Code Qualität auf eine völlig neues Niveau gehoben. Die Schärfung der Schnittstellen zwischen dem Kundenportal und den dazugehörigen Apps, die wir von Grund auf neu entwickelt haben, ist dabei nur eine der vielzähligen Optimierungen und Erweiterungen.  Die Apps können im Google Play Store bzw. dem Apple AppStore kostenlos heruntergeladen werden.

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